仕事を進める際に「相手の立場を意識する」という視点は、
成果物の質を向上させ、手戻りを防ぐ上で重要な要素です。
しかし、多忙な業務の中では、つい自分本位な視点で
作業を進めてしまうことも少なくありません。
相手が何を求め、どのようにその成果物を活用するかを理解すれば、
最小限の手戻りで、質の良い成果物を生み出すことができるようになります。
本記事では、相手の立場を意識することで
業務の本来の目的を達成する考え方を解説します。
その成果物、誰が使うのでしょうか？
業務で目的に沿った成果物を生み出すためには、
自分が作る成果物の「使い手」を明確にすることが欠かせません。
相手が何を求めているかを理解することで、
成果物を相手から高く評価されるだけでなく、
無駄な作業や手戻りを減らすことができます。
相手が成果物を使う目的を即座に言えますか？
成果物を作成する際、まず考えるべきことは
「相手がその成果物を使う目的は何か？」です。
目的が曖昧なまま進めると、相手の期待に応えられず、
修正や追加対応が必要になることも多くなります。
目的を理解すれば、相手が本当に求めている情報を
適切に提供できるでしょう。
相手が成果物を使うシーンを思い描けますか？
次に重要なのは、相手がその成果物を使う具体的なシーンをイメージすることです。
相手の使用シーンを考えることで、成果物の形式や、
内容の優先順位を適切に判断できます。
また、相手がすぐに使えるよう、工夫することもできます。
相手の立場に立って成果物をつくる
相手の期待に応える成果物を作成するためには、相手の立場に立って考える視点が欠かせません。
具体的な工夫を取り入れることで、より価値のある仕事ができるようになります。
業務の目的を常に念頭に置く
業務の目的を正しく理解し、それを相手と共有することが、
業務を行う第一歩です。
業務を依頼された場合、まずは相手の意図を確認しましょう。
相手が成果物を使うシーンを明確に描けるようになるまで、
ヒアリングや会話を通じて目的を確認し、方向性を合わせることが重要です。
フィードバックを活用する
完成した成果物を相手に確認してもらう場を設けることで、
相手の期待に近づけることができます。
フィードバックを通じて得た意見を積極的に取り入れることで、
より実用的で効果的な成果物が生まれます。
このプロセスを繰り返すことで、手戻りを最小限に抑え、スムーズに業務を進められるでしょう。
以上を実践することで、相手の期待を的確に捉えた成果物を作成するスキルが身に付きます。
それにより、仕事の効率が上がり、業務の手戻りも大幅に減少するでしょう。
