今回はECRS（イクルス）のS、
「Simplify：簡素化」について
私が意識していることを紹介します。
おさらい ECRSの法則とは
前回の記事のおさらいです。
前回は、「ECRS（イクルス）」という
考え方を紹介しました。
このECRSについて、
それぞれの頭文字の意味は
以下の通りです。
・Eliminate：排除
⇒仕事や業務を廃止する
・Combine：結合
⇒仕事、成果物を結合してまとめる
あるいは分離して簡素化する
・Rearrange：交換
⇒人、モノ、方法を変えることで効率化
・Simplify：簡素化
⇒複雑な業務を誰でも簡単にできるようにする
改善の効果：E>C>R>Sであり、
改善の順序：E→C→R→Sで行うことが効果的。
ECRSの「S」 Simplify（簡素化）
「Simplify：簡素化」の工程で
まず最初に行うことは、
その業務における「目的」を再認識し、
あるべき「成果物」が何かを考えて定義します。
「目的」と「成果物」の考え方はこちら
ここでは、今まで使っていた書式や、
従来のやり方に囚われず、
ゼロベースで
「どのような成果物が必要か」と、
「その成果物のインプットを
簡単に得るため方法は何か」を考えます。
Simplify：簡素化の手法
Simplify：簡素化には、下記の２種類の改善を行います。
標準化する：誰でも簡単に行えるようにする
標準化では、誰でも、誤解やミス、
漏れが無いように
仕組みを作ることが重要です。
・誰でも簡単に成果物を生み出せる
フォーマットの作成
・誰でも簡単な方法で実践できる
マニュアルの作成
・誰でもミス、漏れが発生しない
チェックシートの作成
そこで重要になる考え方が
MORSの法則です。
⇒MORSの法則の解説はこちら
自動化する：必要な手順の手間を最小化する。
自動化では、誰でも、
簡単な方法でできる
仕組みを作ることが重要です。
・表計算やマクロによる一部の手順の自動化
・ITによる自動収集や自動集計の自動化
・AIによる汎用的は対応・応答の自動化
現在、様々なITやAIのツールが
世に出回っています。
これらのツールはそれぞれが
得意分野・苦手分野を有しています。
どのツールが今の業務改善に合っているかを
見極めるうえで重要なのは
「Simplify：簡素化」の初めの工程で、
「どのような成果物が必要か」と、
「その成果物のインプットを
簡単に得るため方法は何か」が
きちんと定義できているかどうかです。
ITやAIのツールを提供する
ツールの製造元は
「○○ができます！」ということは
アピールし、セールスをしてきます。
しかし、それらのツールが
今の業務改善に適しているかどうかを
教えてくれるとは限りません。
ツールが最適である/不適であるの判断は、
改善を行う組織の人間の役割です。
よくある話ではありますが、
本社主導でITツールをいれたが、
現場の現状に合っておらず
活用できていない…
というケースが見られます。
ITやAIのツールを活用する際は、
必ず現場・現物をしっかりとみて、
「どのような成果物が必要か」と、
「その成果物のインプットを
簡単に得るため方法は何か」を考え
「現場で実作業をされる方と
相談する」ことが重要です。
ECRSの法則 最後に
ここまでは、ECRSによる業務改善について
紹介を行ってきました。
今後は、表紙にある様々な業務のお困りごとについて
解決のヒントを記事にしていきたいと思います。
