前回までのおさらい
さて、前回のおさらいです。
業務の優先度－「重要度」と「緊急度」のマトリクス
今回は『「重要度」と「緊急度」のマトリクス』を使用して、
自分の業務の位置づけを確認する手法について説明します。
まず、この『「重要度」と「緊急度」のマトリクス』は、
スティーブン・コヴィー氏の「7つの習慣」という書籍で
提唱された考え方です。
「7つの習慣」様々な書籍やwebサイトで
紹介されていますので
興味のある方は調べてみてください。
私は『「重要度」と「緊急度」のマトリクス』を
業務の中で、下表のように解釈しています。
「緊急度」、「重要度」と業務の優先度
ここでは「緊急度」と「重要度」についての考え方について、
下記のように切り分けて考えていきます。
緊急度
⇒締め切りまで、どのくらい猶予があるか。
重要度
⇒その仕事を行わなかったことによる
影響・リスクの大小。
－金銭的なコスト
－時間や労力
－安全面や環境面への影響 など
このマトリクスを元に自分自身や組織の
業務や作業を分類すると、
効率化や成果の量・質をアップさせる
方法が見えてきます。
この中での業務の優先度としては以下のようになります。
優先度：第2領域＞第1領域＞第3領域＞第4領域
まず、業務の目的が第４領域、第３領域に
属している業務は「無くす・減らす」ことを
検討するべき業務と言えます。
次に、第２領域に属している業務は
組織を継続・発展させていくうえで
最も優先すべき業務であり、
取り組む時間を確保すべき業務であると言えます。
また、第1領域の業務については、
重要度が高くやらなければならない業務であるため
やり方を工夫して負荷を下げたり、
量・頻度を減らしたりすることで、
効率化を図る努力が必要な業務となります。
これらのポイントを押さえて、
自身の業務や組織の業務が、
それぞれどの領域にあるかを見極めていき、
どの業務に注力すべきか、
どの業務の効率化を図るべきかを
検討する必要があります。
次回は、自身や組織内での業務の効率化について
ECRS（イクルス）という考え方を紹介いたします。
