時間は、誰にとっても平等に与えられているリソースです。
それ故に、その価値を正しく理解し、効率的に管理することは、
意外と難しいものです。
お金や人材、物資など他のリソースは増減が可能ですが、
時間は一度失ったら取り戻せません。
このため、時間を最大限に活用することが、
個人や組織の成果を高めるカギとなります。
本記事では、時間というリソースの特性を理解し、
その使い方を見直していきましょう。
時間は他のリソースと変換できない資源と心得る
時間は、お金や人材と違い、取り戻すことができないリソースです。
そのため、時間の価値を意識して管理することが重要です。
他のリソースは、ある程度の時間や労力、
カネをかければ補充できます。
しかし、時間だけは誰もが1日24時間しか持っていません。
時間の使い方を軽視することは、大きな損失を意味します。
一方で、時間のロスや無駄遣いを意識している人は少ないです。
時間をリソースとして正しく認識し、
業務や生活における優先順位を明確にすることが必要です。
時間は有限である
時間は、無限ではなく有限のリソースです。
これを理解していなければ非効率な業務や生き方を
行い続けることになります。
1日のうち、仕事に充てられる時間、休息の時間、
家族との時間などは限られており、
それぞれの配分を意識的に決めなければなりません。
特に、目の前の業務に忙殺されていると、
時間の使い方が後回しになりがちです。
時間の使い方としては次の3ステップを意識しましょう。
①予め時間を確保しておく
時間を効率的に使うためには、まず予定を立て、
タスクに取り組むための時間を確保することが重要です。
スケジュールを組む際には、具体的な時間枠を設定し、
その間は他の作業や予定を入れないようにしましょう。
たとえば、重要なプロジェクトのために
どれだけ忙しかったとしても、
毎日1時間だけでも確保すれば、
確実に進めらられるようになります。
この時間を守るということを意識して、
次のステップに進みましょう。
②タスクをやるべきこと、やった方が良いこと、やらなくて良いことに区別する
すべてのタスクを同じように扱うのは非効率です。
タスクを洗い出し、全てのタスクを並べたら、
「やるべきこと」「やった方が良いこと」「やらなくて良いこと」に
分類しましょう。
「やるべきこと」は最優先で時間を割き、①の時間内に終わらせます。
「やった方が良いこと」は可能な範囲で行います。
「やらなくて良いこと」は排除することで、
他のタスクのために時間を確保します。
この整理を行うと、優先順位が明確になり、
時間の使い方が大きく改善されます。
その時間内でやるべきことと、やめることを決める
確保した時間内に何をやるか、
そして何をやめるかを明確に決めることが成果を上げる鍵です。
時間内に終わらないタスクは優先度を見直し、
効果的に時間を活用しなければなりません。
時間を確保する方法には、効率化や合理化などがありますが、
いちばんお勧めできる方法は「やめることを決める」。
つまり、タスクそのものを排除することです。
やめることを決めることで、他の優先度の高いタスクに
使える時間が増え、効率や生産性が向上します。
制限時間を意識しながらタスクを選択し、遂行することで、
無駄を省きつつ目標達成に向けて集中することが可能です。
時間は当たり前のように使っているので、可視化されにくい
時間は日常的に消費されているため、
無意識のうちに浪費されがちです。
可視化して自分の時間の使い方を見直すことが大切です。
日常の業務では、何気なく過ごしている時間が
実は大きなロスになっている場合があります。
たとえば、メールチェックや短い休憩、準備作業が積み重なり、
1日の大半を占めてしまうこともあります。
このような隠れた時間の浪費を減らすためには、
まず自分がどのように時間を使っているのかを
明確にする必要があります。
日々の行動を記録することで、時間の使い方を可視化しましょう。
理想は使用する時間を極小化すること。今要している時間を当たり前だと思ってはいけない。
業務の時間を最小化するには、現在の作業プロセスを疑い、
改善する姿勢が必要です。
「この作業は本当に必要か？」
「もっと効率的にできる方法はないか？」
「そもそも会議は何のためにやっているのか？」
といった問いを繰り返すことで、無駄を削減できます。
時間の無駄の見直し
時間の浪費を減らすには、
無駄になりがちな領域を
見直すことが有効です。
時間の無駄の見直し：会議
目的が明確でない会議や、
不必要な参加者が多い会議は
時間の浪費につながります。
また、会議には意義の錯覚が伴いがちです。
会議を開催・実施すると、それだけで達成感があります。
たとえ、何も決まらない無意義な会議であったとしても
一部のメンバーに仕事をしたかのような錯覚が生まれます。
会議の効率を高めるためには、
事前に明確なアジェンダを設定し、
必要な議題に集中することが重要です。
会議にはテクニックが必要ですが、
一言だけではノウハウを語りつくせません。
会議のコツについては別の記事で紹介いたします。
時間の無駄の見直し：情報共有
口頭、メール、チャットなどで情報共有をしますが、
方法や伝え方を誤ってしまうと、
何度も確認作業が発生してしまいます。
情報の抜け・漏れを無くす、
完結にわかりやすく伝える、
必要な情報を一元管理するなど工夫をすることで、
無駄な時間を減らすことができます。
時間の無駄の見直し：不要な作業
不要な作業を排除することで、
大幅な時間短縮が可能です。
たとえば、従来の手作業を自動化するツールを導入したり、
時代遅れのルールやプロセスを見直して、
いっそのこと止めてしまうことで、
他の重要な案件に取り組む時間を捻出できます。
有限で貴重な時間というリソースを
最大限に活用するためには、無駄を削減し、
重要な業務に集中することが求められます。
他の記事も参考にして、ぜひ実践し、生産性を向上させてください。
