お世話になっております、
いわたさんです。
今回の記事では、
新入社員のOJTで理解して
おくべきポイントを
ご紹介します。
今回の記事では、OJTについて
教える業務を標準化しておくことの
重要性について紹介します。
OJTで知っておくべきポイント
OJTの特性を知る。
最初に「手順」ではなく「目的」を教える
教える業務を標準化しておく
行動は「強化」/「弱化」で学習される
成長曲線を知り、忍耐する覚悟を持つ
業務でも一番重要なことは「信頼」
OJTを開始する前に、
最低限知っておく、
準備しておくべき
ポイントを整理しました。
これらのポイントについて理解し、
準備しておかなければ
効果的なOJTはできません。
1.業務の「標準化」とは
そもそも、「標準化」とは
何でしょうか。
業務標準化とは、
https://www.jmac.co.jp/glossary/2016/10/standardization-of-operation.html
・業務効率
・業務品質
・安全性等の視点を
総合的に踏まえ、
最適な業務手順
（＝標準手順）を
組織的に決め、
その業務手順を
徹底できている。
組織で業務のＯＪＴを行ううえで
業務の標準化を行う目的は、
次のメリットを得るためです。
①人によるバラつきが無くなる。
⇒「誰でも」同じ方法で、
「同じ成果物」を出せる
②成果物に安定性が有る
⇒「何回やっても」
無駄・ミスがなく、
「同じ成果物」を出せる。
③効率良く業務を行える
⇒誰でも効率の良い
「最適な手順」で、
「同じ成果物」を出せる。
業務効率・業務品質・安全性等の
視点を総合的に踏まえ、
最適な業務手順（＝標準手順）が
定められていれば上記のように、
「誰でも同じ方法・品質で、
効率良く業務を行う」ことが
できます。
2.なぜ、OJTで業務標準化が重要か
業務標準化のメリットが
わかったところで、
OJTにおける標準化の
重要性について説明します。
特に、ルーチン業務において、
OJTを行うということは、
次のように言い換えることができます。
ルーチン業務
＝「手順」、「成果物」が
決められている業務。
ルーチン業務のOJT
＝「誰でも」 「同じ手順」 で
「効率良く」成果物を
出せるようにする。
ルーチン業務では
「決められた成果物」を
「ある程度決められた手順」で
生み出していきます。
要求されている成果物は
あまり変化しません。
そのため、成果物を得るための
プロセスについて、
効率の良い最短ルートを
「標準化」することで、
「誰でも」 「同じ手順」 で
「効率良く」成果物を
出せるようにする ことができます。
3.標準化されていないままOJTを進めると…
ルーチン業務が
「標準化」できていないと
OJTはうまくいきません。
業務が標準化されていないまま
OJTを進めると、
①教える業務の習熟度が
担当者の技量に左右される。
②教える担当者が変わる度に
業務の手順や品質、効率が変化する。
③代替わりするたびにやり方が変わり、
業務の目的、手順、コツが、
その時の担当者しかわからない状態になる。
＝「属人化」
⇒行く末は、業務が
ブラックボックスとなり
・誰もフォローができない。
・ある特定の人がその業務を
抱え続ける。
ことになってしまいます。
その流れを図にしてみました。
一方、業務の標準化ができていれば、
教える「手順」は同じなので、
誰が教えても、同じ品質で
業務を効率良く行うことができます。
また、前述のような
「属人化」が起こらない為、
誰でもフォローできたり、
容易に業務の引継ぎを行うことが
できます。
標準化できている状態と
標準化できていない状態を
比較するとこのようになります。
繰り返しになりますが、
OJTで業務を教えるためには、
標準化しておくことが重要です。
その際、OJTにおいては
「人を仕事に就かせる」のではなく
「業務に人を就かせる」という
考え方にシフトしましょう。
「新入社員に何をさせようか」
というようにOJTをするのではなく…
業務の手順が標準化されていれば、
「忙しいAさんの○○の業務は
方法が確立している。
新入社員に○○を引き継ごう」
といったことができるのです。
業務の手順を予め定めておいて、
その手順をやってもらう。
これが、標準化です。
4.どのように標準化するか
業務を標準化する、ということは、
下記の定義を満たすことです。
業務標準化とは、
https://www.jmac.co.jp/glossary/2016/10/standardization-of-operation.html
・業務効率
・業務品質
・安全性 等の視点を
総合的に踏まえ、
最適な業務手順
（＝標準手順）を
組織的に決め、
その業務手順を
徹底できている。
業務を標準化をするにあたって
重要なのは下記の3点です。
・効率的な手順であること。
・品質、安全性が保たれる
手順であること。
・これらの手順が誰でも
理解でき、実行できる
仕組みがあること。
業務を標準化するには
次の2ステップが必要です。
STEP1 上手な人のやり方を言語化する
標準化したい業務について、
組織の中で、その業務を上手に
こなしている人の行動を観察します。
そのうえで、下記のような
業務に関する上手なやり方やコツを
ピックアップしていき、
その手法を言語化します。
「こういうやり方をしているから
効率がいいのか！」とか、
「このやり方だと質がいい物が
できるな！」とか
「この方法で作業すれば、
労災のリスクが減るな！」…
といった行動をピックアップしていくのです。
この際、なるべく具体的に
言語化することが重要です。
言語化するには、
「MORSの法則」を意識しましょう。
「MORSの法則」とは物事を
具体化するためのポイントの
頭文字をとったもので、
そのポイントは下記の４点です。
・Measured （計測できる）
・Observable（観察できる）
・Reliable （信頼できる）
・Specific（明確化されている）
STEP2 上手な人の手順・コツを言語化したものを
マニュアル化、チェックリスト化する。
次のステップでは、STEP1で
言語化した手順・コツを
マニュアルやチェックリストにします。
マニュアルとチェックリストの
作成する目的と使い分けは
以下の通りです。
| 項目 | マニュアル | チェックリスト |
|---|---|---|
| 目的 | 手順を理解させる | 要点のモレ・抜けの防止 |
| 内容 | 業務の手順が 記載されている | 確認すべき項目に対して 実行したら印をつける |
| 使い分け | 作業手順の教育 | 業務遂行時に使用 |
| ポイント | 効率的な手順で あるか 品質を保てる 手順であるか 安全な手順で あるか。 具体的に示す | 品質や安全に関する 要点を捉えることが できているか 具体的に示す |
これらのどちらが適切か、
または両方使うのか。
それぞれの業務で何を作り
どう運用するかを考えましょう。
5.まとめ
業務標準化とは、
https://www.jmac.co.jp/glossary/2016/10/standardization-of-operation.html
・業務効率
・業務品質
・安全性 等の視点を
総合的に踏まえ、
最適な業務手順
（＝標準手順）を
組織的に決め、
その業務手順を
徹底できている。
組織で業務のＯＪＴを行ううえで
業務の標準化を行う目的は、
次のメリットを得るためです。
①人によるバラつきが無くなる。
②成果物に安定性が有る
③効率良く業務を行える
業務の標準化ができていれば、
①誰が教えても、同じ品質で
業務を効率良く行うことが
できる。
②「属人化」が起こらない為、
誰でもフォローできたり、
容易に業務の引継ぎを行う
ことができる。
業務の標準化は以下のステップで行う。
①上手な人のやり方を
言語化する。
②上手な人の手順・コツを
言語化したものを
マニュアル化、
チェックリスト化する。
※MORSの法則を意識する。
標準化はハードルが
高いですが、
一度行ってしまえば
そのメリットを
ずっと得ることができます。
皆さんも是非、
取り組んでください。
