おさらい 「業務の本質」とは？
まずは前回の記事「業務の本質」のおさらい。
業務とは
「ある目的を果たすための
成果物を生み出すプロセス」である
というお話をしました。
今回は、ルーチン業務の
「目的」と「成果物」について
考えていきましょう。
ルーチン業務の本質
まず、ルーチン業務とは、
ある目的や成果のために、
パターン化された手順を
繰り返し行う業務 のことです。
例として、以下のような業務が
あげられます。
・ライン作業
・定期的な報告書作成
・日常の点検作業
・伝票発行や処理 など
皆さんは、日々の業務において、
その「目的」や「成果物」を
意識して業務に取り組んでいるでしょうか。
私が「成果物」を求められたとき、
意識していることを
表にまとめてみました。
①目的
| キーワード | 意識すべきこと |
|---|---|
| 相手先 | 誰に提出するものか （最終の提出先） ・どのような言葉で伝えるか ・相手がどこまで業務に関する 情報を知っているか。 |
| 相手にして もらうこと | 相手に何をしてもらうか ・判断、決議 ・商品の購入 ・検査などの合否の判定 ・業務の委託 ・製品の作成 ・相手の上司への説得 など |
| 相手先の成果物の 目的・用途 | ・相手がどのような情報を 求めているか ・相手が成果物を誰に対して どのように使うか |
②成果物
| キーワード | 意識すべきこと |
|---|---|
| 成果物の目的 | 目的は何か（上表） |
| 成果物の形式 | どのような形式が効果的か ・資料or表orスライド ・簡易的or詳細が必要 ・概念or専門的 |
| 締め切り | いつまでに提出が必要か |
③必要なもの（インプット、効率、協力者）
| 項目 | キーワード | 意識すべきこと |
|---|---|---|
| インプット （自分自身） | 必要な情報や物 | 成果物を得るのに、どのような 情報や物が足りていないか |
| 効率 | 活かせるツール | 早く終わらせる手段・ツールは何か |
| 協力者 | 専門家 | 誰に相談・依頼したら 早く終わるか |
目的や成果物を意識する：具体例
ここで、多くの企業・部署で
提出を求められることが多い
毎日書く「日報」について
考えてみましょう。
この「日報」＝「成果物」です。
では、この成果物に対して
何を意識すべきなのでしょうか。
先ほどの表で考えてみましょう。
①目的
| キーワード | 意識すべきこと |
|---|---|
| 相手先 | 直属の上司 |
| 相手にしてもらうこと | 業務の進捗の把握してもらい 適切な指示・サポートをしてもらう。 |
| 相手先の成果物の 目的・用途 | ・業務における課題を把握する ・日報の情報から必要な判断をする ・必要に応じて人員や金銭面の フォローをする |
②成果物
| キーワード | 意識すべきこと |
|---|---|
| 成果物の目的 | 目的は何か（上表） |
| 成果物の形式 | 業務におけるタスク、進捗、課題、 締切がわかるフォーマット |
| 締め切り | 終業前。 |
③必要なもの（インプット、効率、協力者）
| 項目 | キーワード | 意識すべきこと |
|---|---|---|
| インプット （自分自身） | 自分に 足りていない 情報や物 | 自分が抱えている業務の一覧 業務の進捗がわかるメモ 上司に判断・協力してほしいことは何か |
| 効率 | ツール | 手書き→パソコンで作成 自動入力ができるフォーマット |
| 協力者 | 専門家 | 無し |
多くの企業の運営・経営する方々にとって、
日報を作成させることの目的は、直属の上司に、
個々のメンバーの業務の進捗の把握してもらい、
適切な指示・サポートをしてもらうことだと考えています。
もし、日報を書いているが、何のために
書いているかわからないという方は、
上の表を意識して書いてみると、
仕事がはかどるかもしれません。
また、他のルーチン業務
（報告書作成、点検、検査、ライン作業）についても、
「目的（相手先、次の業務への繋がり）」を意識すると、
「成果物」の質が変わってくると思います。
皆さんも是非、業務の「目的」と「成果物」について、
じっくり考え直してみてください。
次のステップ
次回の記事では、
①改善のための業務の「目的」と「成果物」 や
②業務の時間管理 について考えていきます。
【余談】
私の勤め先の日報のお話です。その日報は、
・日報を見ても誰がどのような業務を抱えていて、
どのようなタスクや課題があるかが
「わからない書式」である。
・そもそも、上司が組織内の業務の管理
（把握、サポート）をする気が無い。
というような感じだったので、日報を書くのをやめて
自分自身のために新たにフォーマットを作って
日報をつけています。
※日報を出せと言われたら、その私オリジナルの書式の
日報を提示しています。
その中で、私が日報をつけて意識していることは
＜私が日報をつける目的＞
| キーワード | 内容 |
|---|---|
| 相手先 | ・自分 |
| 目 的 | ・自分自身の業務を把握する。 ・組織の業務の把握と課題を整理する。 ・他メンバーにタスクと締め切りを明示する。 |
その私オリジナルな日報のフォーマット、需要が有れば公開します。
※既存の日報を辞めるということは、
それなりに上司との
信頼関係が必要です。
反感を買う恐れがある方は
やめてくださいね。
